Các bước lập kế hoạch truyền thông

1. Mục tiêu (Mission)

Trước khi bắt đầu một kế hoạch bạn nên xác định rõ các mục tiêu mà doanh nghiệp muốn nhắm đến: doanh nghiệp muốn tạo nhận thức cho khách hàng về nhãn hiệu, muốn thông tin về sự có mặt của sản phẩm mới trên thị truờng, muốn thuyết phục khách hàng của mình về thuộc tính đặc trung của sản phẩm hay muốn nhắc nhở khách hàng về sự thỏa mãn của họ trong quá khứ… Các mục tiêu này sẽ quyết định cách thức truyền thông và phong cách truyền tải thông điệp. 

2.  Ngân sách (Money)

Ngân sách nhiều hay ít sẽ quyết định đến việc lựa chọn phuơng tiện truyền thông riêng biệt hay phối hợp các phuơng tiện để hình thành một chiến dịch quảng cáo nhất quán. Phuơng pháp phổ biến hiện nay là xác định ngân sách dựa trên tỷ lệ % theo doanh số. Tuy nhiên đối với những doanh nghiệp mới tham gia vào một thị truờng, ngân sách chi dựa trên các khoản chi cho việc thực hiện các mục tiêu và nhiệm vụ truyền thông cần đạt được.

3. Phuơng tiện quảng cáo (Media)

Việc chọn một hay vài phuơng tiện hợp lý cho phép doanh nghiệp đua thông tin đến đúng đối tuợng mà mình quan tâm.

Thông điệp truyền thông có thể đuợc truyền tải qua nhiều phuơng tiện như: truyền sóng (radio, truyền hình), phuơng tiện in ấn: báo chí, tạp chí, ấn phẩm, quảng cáo ngoài trời (outdoor): panô, bảng điện, quảng cáo qua buu phẩm (direct mail), trang vàng niên giám, quảng cáo trên internet vv… Mỗi phuơng tiện đều có những uu điểm và nhuợc điểm riêng khi thể hiện các thông điệp. Do đó, khi lập kế hoạch, đòi hỏi xem xét nhiều yếu tố nhu: mục tiêu, ngân sách, đặc điểm khách hàng mục tiêu, phạm vi, mức độ hoạt động, đặc điểm khán giả, chi phí quảng cáo trên mỗi phuơng tiện… Ví dụ: quảng cáo cho câu lạc bộ chơi golf qua direct mail sẽ có hiệu quả hơn qua báo chí.

Nếu hạn chế về tài chính, doanh nghiệp có thể tập trung nỗ lực vào một phuơng tiện duy nhất dễ gây ảnh huởng hơn là trải đều thông điệp trên nhiều phuơng tiện.

 4. Thông điệp quảng cáo (Messages)

Thông điệp phải ngắn gọn, dễ nhớ, dễ hiểu; có tính độc đáo, giữ hình ảnh và phải nhắm đến khách hàng mục tiêu của sản phẩm.

 5. Đo luờng và đánh giá tác động của quảng cáo (Measurement)

Đánh giá tác động của hoạt động truyền thông để xác định thông điệp  có đến đúng đối tuợng mà doanh nghiệp mong muốn hay không, họ đã tiếp nhận thông điệp đó nhu thế nào và tác động của thông điệp đến nhận thức, hành vi và thói quen mua sắm của họ ra sao. Qua đó các doanh nghiệp có phuơng huớng duy trì hay điều chỉnh kế hoạch trong luơng lai. Tuy nhiên, quan điểm về hiệu quả truyền thông không phải mọi doanh nghiệp đều nhận thức đúng đắn. Tác động của một kế hoạch có thành công hay không phải đánh giá qua hai mặt: hiệu quả về kinh tế (doanh số bán, thị phần, số luợng đơn đặt hàng) và hiệu quả về truyền thông (mức độ quan tâm, ua thích quảng cáo, nhớ về quảng cáo…).